Как цифровизация меняет работу Усть-Лабинской Центральной районной библиотеки

Освободить библиотекарей от лишней бумажной работы, чтобы больше времени уделять посетителям – такую задачу поставили перед собой в Центральной районной библиотеке Усть-Лабинского района.

Ее решение стало частью внедрения бережливых технологий: библиотека успешно завершила тиражирование лучшей практики по автоматизации учета читательских обращений в рамках федерального проекта «Производительность труда» национального проекта «Эффективная и конкурентная экономика».

Раньше ситуация, когда читатель не мог получить желаемую книгу, фиксировалась сразу в нескольких местах – в бумажных журналах, в отдельных электронных таблицах, в заметках на полях. Каждый филиал вел свою историю отказов. Чтобы понять общую картину, нужно было собирать данные буквально по крупицам. Заведующему отделом обработки, комплектования и автоматизации приходилось вручную сводить информацию, проверять, сравнивать, готовить отчеты. На это уходили дни, а обмен сведениями между филиалами напоминал эстафету с бумажными конвертами: медленно, с задержками и риском потерять важное звено.

А ведь за каждым «отказом» стоит живой интерес. Кто?то пришел за книгой, которую давно ждал. Кто?то искал издание для реферата или просто хотел перечитать любимое. И если в этот момент книги не оказалось, важно не просто зафиксировать факт, а постараться помочь – найти ее в другом филиале, ускорить обработку, подсказать альтернативу. Когда в бюджете появляются средства на закупку литературы, именно список отказов становится главным ориентиром – по нему определяют, какие издания приобрести в первую очередь. Так список неудовлетворенных запросов становится прямым ориентиром: библиотека закупает не «впрок», а то, что реально ждут читатели. Это делает пополнение фонда не формальностью, а ответом на живой читательский запрос. Но без единой картины сделать это быстро было почти невозможно.

Решение было найдено. Лучшую практику по повышению эффективности взяли из единого каталога проверенных практик и коробочных решений для предприятий реального сектора и организаций социальной сферы федерального проекта «Производительность труда», а именно опыт коллег из централизованной библиотечной системы города Оленегорска. Их практика автоматизации учета отказов в библиотеке оказалась настолько удачной, что ее решили тиражировать, но не копировать слепо, а адаптировать к реалиям Усть-Лабинского района. Так в Центральной районной библиотеке появился единый электронный журнал учета отказов на базе облачного сервиса. Теперь сотрудники всех филиалов, даже самых удаленных, вносят данные в одну общую таблицу. Информация собирается в одном месте, обновляется в реальном времени, и любой ответственный сотрудник видит полную картину.

Самое ценное, что дает новая система, – она превращает статистику в действие. Электронный журнал – это не просто список «не выдали», а рабочий инструмент. Если нужная книга есть в фонде другого филиала, сотрудники могут сразу договориться о ее передаче. Если издание уже куплено, но еще находится на обработке, информация об отказе помогает определить, какую книгу поставить на учет в первую очередь. Таким образом, отказ становится не точкой в истории, а поводом для решения. Еще один эффект, который поначалу не бросался в глаза – лучшее понимание читательских предпочтений. Анализ обращений позволяет увидеть, какие книги ищут чаще всего, на какие темы растет спрос, что особенно важно для небольших населенных пунктов, где каждая закупка должна быть максимально полезной. Вместо того чтобы собирать сведения по филиалам и слать дополнительные запросы, отдел комплектования работает с единой базой. Это помогает тратить бюджетные средства точнее, закупать литературу, которая действительно нужна, и распределять фонды там, где они принесут наибольшую пользу.

– Для нас внедрение бережливых технологий – это прежде всего возможность сделать работу библиотеки эффективнее, а обслуживание читателей – качественнее, отмечает директор Центральной районной библиотеки Усть-Лабинского района Марина Карташева.

Цифровизация здесь не про «модные технологии ради галочки». Она про организацию труда: меньше повторяющихся операций, быстрее обмен информацией, единый подход к фиксации обращений. В результате у сотрудников освобождается время, которое раньше уходило на рутину. А читатель получает то, ради чего и приходит в библиотеку: помощь, внимание, возможность найти нужную книгу.

Современная библиотека – прежде всего люди, их потребности и живое общение. Цифровые инструменты помогают библиотекарям быстрее решать рабочие задачи, уделяя больше внимания каждому посетителю – консультировать, находить нужную информацию, подбирать литературу с учетом интересов и запросов читателей.

Успешное тиражирование лучшей практики стало важным этапом в развитии библиотечного обслуживания Усть-Лабинского района. Опыт Центральной районной библиотеки подтвердил: совершенствование рабочих процессов не всегда требует масштабных преобразований. Порой именно небольшие изменения дают ощутимый результат, позволяя высвободить время для главного – помощи людям, поддержки интереса к чтению и создания библиотеки, в которую хочется возвращаться.

Оксана Анашкина, методист Усть-Лабинской  городской библиотеки-филиала № 1 МБУК «ЦРБ МО Усть-Лабинский район»